| Wstęp |
Serwis internetowy Gdańska w obecnym kształcie został uruchomiony 1 grudnia 2003 r. Całkowicie zmienił się wygląd graficzny strony oraz w 80% zawartość merytoryczna. Nowością, która została uruchomiona jest m.in. możliwość złożenia wniosków on-line w 17 urzędowych sprawach.
Z danych statystycznych oraz wyników ankiety, którą przeprowadziliśmy w pierwszym miesiącu funkcjonowania nowej strony wynika, że zmiany te spotkały się z dużym zainteresowaniem i ciepłym przyjęciem. Liczba odwiedzonych stron wzrosła w stosunku do poprzedniego okresu ponad 4-krotnie!
W maju osiągnęliśmy liczbę 1,5 mln odwiedzonych stron w skali miesiąca, co oznacza, że obok www.trojmiasto.pl jesteśmy największym portalem w regionie!
Aż 84% ocenia wygląd strony dobrze i bardzo dobrze. 77% ocenia dobrze i bardzo dobrze przejrzystość strony i łatwość poruszania się. Dzięki ankiecie poznaliśmy też trochę odbiorców strony. 45% to osoby w wieku od 18 do 29 lat, 16% ma od 30 do 39 lat, 16% od 40 do 49 lat, a 14% 50 lat i powyżej. 45% ma wykształcenie wyższe, a 41% średnie.
Również liczne wpisy do Księgi Gości i otrzymywane przez nas maile świadczą o wysokiej ocenie naszej strony przez użytkowników.
| Urząd on-line, integracja z systemami informatycznymi Urzędu |
Urząd on-line
Na www.gdansk.pl znajdują się szczegółowe opisy ponad 250 procedur urzędowych,w większości wraz z drukami do pobrania. Od 1 grudnia ub. roku 17 z nich można załatwić za pomocą internetu, w tym tak ważne jak zgłoszenie działalności gospodarczej czy wydanie akt stanu cywilnego.
Zgodnie z przyjętą przez nas procedurą, p racownik Urzędu w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania formularza, kontaktuje się telefonicznie z wnioskodawcą w celu potwierdzenia złożonego wniosku, udzielenia wyjaśnień dotyczących np. niezbędnej dodatkowej dokumentacji, ustalenia daty złożenia ewentualnych wyjaśnień bądź umówienia terminu odbioru dokumentu kończącego daną sprawę.
Od 1 grudnia do chwili obecnej wpłynęło 511 wniosków tj. ok. 90 miesięcznie.
Jest to pierwszy etap wprowadzania usług on-line w UM w Gdańsku. Docelowo (w ciągu najbliższego roku) pragniemy udostępnić w ten sposób większość opisywanych na stronie procedur. Opisy procedur urzędowych są ściśle powiązane z ogólnourzędowym systemem RATUSZ.
Rejestr spraw
Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, na początku stycznia tego roku wprowadziliśmy możliwość sprawdzenia za pośrednictwem strony internetowej statusu pism składanych do UM przez interesantów. Po wpisaniu numeru pisma interesant otrzymuje informację do jakiego wydziału/ów wpłynęło pismo, numer telefonu do sekretariatu tego wydziału oraz status sprawy (w toku, zakończona). Usługa ta jest zintegrowana z elektronicznym systemem obiegu dokumentów DOCMAN.
Baza aktów prawnych
Na stronie miasta znajduje się kompleksowa baza aktów prawnych Rady i Prezydenta Miasta Gdańska zawierająca wszystkie uchwały i zarządzenia wydane przez organy gminy w okresie od 1998 r. do chwili obecnej. Na dzień 24 maja 2004 r. jest to ponad 9.200 aktów prawnych. Ich wyszukiwanie umożliwia prosta w obsłudze wyszukiwarka. Usługa ta jest zintegrowana z systemem RATUSZ.
Mapy zagospodarowania przestrzennego
25 maja 2004 r. zamieściliśmy na stronie miasta 84 obowiązujące miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego,jak również mapę pokrycia miasta obowiązującymi planami. Jest to pierwsza część z ponad 200 planów obowiązujących na terenie Gdańska, które zamierzamy zamieścić na stronie internetowej. Pozostałe zostaną wprowadzone w ciągu kilku najbliższych miesięcy.
Prawdopodobnie jesteśmy jedynym miastem w Polsce, które udostępniło plany zagospodarowania przestrzennego w tak szerokim zakresie poprzez stronę internetową. Była to odpowiedź na oczekiwania zarówno środowisk gospodarczych jak i licznych mieszkańców Gdańska.
Przy tworzeniu tego działu wykorzystano zasoby GIS miasta Gdańska.
| Aktualizacja serwisu |
W celu właściwej obsługi serwisu internetowego miasta, w drodze Zarządzeń Prezydenta Miasta (nr 509 i 516 z 2003 r.), przyjęto zasady tworzenia i aktualizacji strony głównej i podserwisów tematycznych.
Wyznaczono Wydział Promocji Miasta (WPM) jako odpowiedzialny za merytoryczną zawartość strony oraz Referat Informatyki jako odpowiedzialny za obsługę techniczną. W WPM utworzono stanowisko Koordynatora ds. Internetu, natomiast w każdym wydziale urzędu znajduje się osoba odpowiedzialna z ramienia wydziału za przygotowywanie i aktualizację informacji będących w zakresie działania tego wydziału (nie są to dodatkowe etaty, tylko dodatkowe obowiązki wybranych pracowników) i przekazywanie ich Koordynatorowi.
Również w drodze Zarządzenia Prezydenta Miasta przyjęto tryb przekazywania wszelkich aktów prawnych miasta do wprowadzenia w bazie aktów prawnych.
Ważnym źródłem informacji o życiu miasta i działalności Urzędu są Wiadomości i Komunikaty znajdujące się na stronie głównej. Za ich przygotowanie odpowiada Referat Informacji i Komunikacji Społecznej WPM.
| Interaktywność serwisu |
Od początku funkcjonowania nowej strony stawiamy na interaktywność kontaktu użytkowników serwisu z urzędem. W tym celu przygotowaliśmy szereg nowych rozwiązań:
Dodaj do serwisu
Specjalne formularze, dzięki którym bez żadnych dodatkowych formalności można przesłać informacje nt. nowych imprez, dodać swój obiekt noclegowy, restaurację, klub itp. Co miesiąc przesyłanych jest ok. 40 zgłoszeń.
Napisz do nas (uwagi do urzędu)
Formularz służący do zgłaszania wszelkich uwag, skarg i komentarzy w stosunku do Urzędu Miejskiego. Na proste zapytania odpowiada niezwłocznie redaktor serwisu, sprawy wymagające sprawdzenia są przekazywane do wydziałów merytorycznych. Miesięcznie wpływa w ten sposób ok. 70 zapytań.
Biuletyn Gdański
"Biuletyn Gdański" to internetowy informator serwisu www.gdansk.pl. Każdy kto prześle nam swój adres e-mail, otrzymuje cyklicznie (nie rzadziej niż raz na 2 tygodnie) pocztą elektroniczną ważne informacje z życia miasta: zapowiedzi najważniejszych imprez, komunikaty Urzędu Miejskiego (np. zmiany w ruchu drogowym i komunikacji miejskiej, zmiany w pracy UM), wiadomości gospodarcze i wiele innych. Obecnie Biuletyn ma 2700 subskrybentów (stan na 15.09.2004).
Kalendarz imprez
Jest tworzony przez odpowiednią komórkę Urzędu dzięki informacjom zebranym samodzielnie jak również na podstawie informacji przesłanych poprzez formularz "Dodaj do serwisu". W ciągu kilku miesięcy udało nam się stworzyć jeden z pełniejszych i najbardziej wiarygodnych kalendarzy imprez dostępnych w sieci w naszym regionie. Regularnie ogłaszamy konkursy dla internautów, w których można wygrać bilety na najważniejsze imprezy na terenie Gdańska.
Ankiety
Regularnie ogłaszamy na stronie internetowej ankiety dla mieszkańców dotyczące różnych dziedzin życia miasta. Niedawno ogłaszaliśmy konkurs na nazwę dla nowego parku w pasie nadmorskim, a cały czas prowadzimy akcję zgłaszania nielegalnych wysypisk na terenie miasta.
Ponadto już od kilku lat funkcjonuje Księga Gości, w której internauci dokonują ok. 500 wpisów rocznie.
| Gdańsk dla turystów |
Gdańsk jako nie tylko administracyjna, ale również turystyczna stolica woj. pomorskiego, przykłada szczególną wagę do prezentacji na stronie walorów turystycznych.
7 czerwca br. oprócz istniejącej wersji angielskiej serwisu, uruchomiliśmy 4 nowe wersje językowe: niemiecką, szwedzką, francuską i rosyjską. Jesteśmy prawdopodobnie jedynym miastem w Polsce, które posiada aż 5 obcych wersji językowych swojego serwisu.
Na naszej stronie posiadamy również największą spośród portali regionalnych bazę obiektów noclegowych na terenie Gdańska z podziałem na kategorie.
| Podserwisy |
Oprócz serwisu głównego www.gdansk.pl, UM posiada również 6 podserwisów tematycznych:
- www.bip.gdansk.pl - strona Biuletynu Informacji Publicznej
- www.gis.gdansk.pl - system informacji przestrzennej
- www.roots.gdansk.pl - serwis historyczny, Wielka Księga Gdańszczan
- www.hanza.gdansk.pl - strona Związku Nowej Hanzy
- www.gdaskon.gdansk.pl - serwis dla osób niepełnosprawnych
- www.sail.gdansk.pl - serwis dla żeglarzy