Urząd Miejski w Gdańsku
ul. Nowe Ogrody 8/12
80-803 Gdańsk
Informacja/Gdańskie Centrum Kontaktu:
tel: +48 58 52 44 500
fax: +48 58 302 39 41
e-mail: umg@gdansk.gda.pl
elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP:
/UMGDA/SkrytkaESP
elektroniczna skrzynka podawcza e-Doręczeń:
AE:PL-69589-14466-DIDGS-28

Kancelaria Urzędu

p.o. Kierownika: Renata Sęk
ul. Nowe Ogrody 8/12
80-803 Gdańsk
parter, pokój nr 19
e-mail: wso@gdansk.gda.pl

Gdańskie Centrum Kontaktu tel.: (+48 58) 52 44 500
e-mail: kontakt@gdansk.gda.pl

Realizowane zadania:

  • udzielanie kompleksowych informacji klientom korzystającym z usług Urzędu, w tym:
    • o sprawach załatwianych w poszczególnych wydziałach oraz jednostkach organizacyjnych Miasta
    • o obowiązujących procedurach załatwiania spraw
    • wydawanie niezbędnych druków i formularzy oraz pomoc w wypełnianiu
  • obsługa korespondencji wpływającej, składanej bezpośrednio w Urzędzie lub za pośrednictwem poczty i kurierów, w tym:
    • przyjmowanie korespondencji
    • rejestrowanie korespondencji w EZD
    • przekazywanie korespondencji zgodnie z właściwością
  • obsługa korespondencji wychodzącej z Urzędu w zakresie:
    • przygotowania i realizacji umowy z operatorem pocztowym
    • przygotowywania przesyłek wysyłanych za pośrednictwem firm kurierskich
    • organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu (w tym: zawieranie umów oraz nadzór nad odpowiednią realizacją doręczania),
  • obsługa elektronicznych skrzynek podawczych Urzędu (e-PUAP oraz eDoręczenia) oraz elektronicznej poczty Urzędu (e-mail: umg@gdansk.gda.pl) i przekazywanie korespondencji do realizacji wydziałom lub innym jednostkom zgodnie z właściwością
  • wsparcie w obsłudze osób ze szczególnymi potrzebami, w tym m.in.:
    • świadczenie usług tłumacza języka migowego w zakresie spraw realizowanych przez Urząd, w tym podczas ślubów cywilnych
    • udzielanie pomocy osobom niedowidzącym i niewidomym w obsłudze urządzeń ułatwiających odczytywanie tekstu
  • prowadzenie składu chronologicznego Urzędu, w tym:
    • przyjmowanie, rejestrowanie i przechowywanie określonej korespondencji w postaci nieelektronicznej
    • zarządzanie składem i nadzór nad dokumentami w nim zgromadzonymi, m.in.: wypożyczanie, wycofywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego
  • obsługa ogłoszeń kierowanych z sądów, kancelarii komorników sądowych i urzędów skarbowych
  • obsługa doręczeń zastępczych
  • potwierdzanie własnoręczności podpisów oraz zgodności kopii składanych dokumentów z oryginałami w przypadkach przewidzianych przepisami prawa
  • gromadzenie ankiet dotyczących jakości obsługi, w tym:
    • analizowanie treści ankiet
    • współpraca przy wdrażaniu propozycji zawartych w ankietach
    • przygotowywanie raportów Prezydentowi
  • prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu oraz nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi
  • rozpatrywanie w trybie skargowym spraw zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika
    koordynowanie spotkań interwencyjnych Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika, organizowanych w ramach skarg i wniosków, w tym:
    • ustalanie terminów spotkań
    • przygotowywanie wstępnych protokołów zawierających informacje o tematyce poszczególnych spotkań
    • powiadamianie o spotkaniach odpowiednich dyrektorów wydziałów oraz jednostek organizacyjnych Miasta
    • gromadzenie niezbędnej dokumentacji oraz sporządzanie ustaleń ze spotkań interwencyjnych u Prezydenta
  • prowadzenie centralnego rejestru skarg i interwencji posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej oraz Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi
  • prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, w tym:
    • rejestrowanie wniosków
    • analiza treści wniosków i ustalanie wydziałów odpowiedzialnych za ich rozpatrzenie
    • nadzór nad terminowym rozpatrywaniem spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej oraz koordynowanie procesów związanych z upublicznianiem treści wniosków i odpowiedzi w Biuletynie Informacji Publicznej
    • wskazywanie wnioskodawcom właściwej jednostki lub jednostek
    • organizacyjnych Miasta w przypadku, gdy zakres wniosku obejmuje ich właściwość
  • udział w procesie utrzymania, usprawniania i aktualizowania systemu teleinformatycznego służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją
  • obsługa i koordynowanie systemu kolejkowego
  • wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi
  • realizacja zadań w zakresie planowania, wykonywania i rozliczania budżetu Wydziału.