p.o. Kierownika: Renata Sęk
ul. Nowe Ogrody 8/12
parter, pokój nr 19

Gdańskie Centrum Kontaktu tel.: (+48 58) 52 44 500
e-mail: kontakt@gdansk.gda.pl

Realizowane zadania:

• udzielanie kompleksowych informacji klientom korzystającym z usług Urzędu, w tym:
  
  • o sprawach załatwianych w poszczególnych wydziałach oraz jednostkach organizacyjnych Miasta,
  • o obowiązujących procedurach załatwiania spraw,
  • wydawanie niezbędnych druków i formularzy oraz pomoc w wypełnianiu,
• przyjmowanie zgłoszeń dotyczących wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu elementów infrastruktury miejskiej i przekazywanie odpowiednim służbom,
• obsługa klientów w zakresie merytorycznej działalności wydziałów, w tym:
  
  • przyjmowanie i sprawdzanie pod względem poprawności składanych dokumentów,
  • ewidencja i monitorowanie spraw przekazanych do realizacji wydziałom,
  • przygotowywanie raportów i analiz dotyczących obsługi,
• obsługa elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu (ESP) i przekazywanie do realizacji wydziałom lub innym jednostkom zgodnie z właściwością,
• obsługa osób z niepełnosprawnościami, w tym:
  
  • świadczenie usług tłumacza języka migowego w zakresie spraw realizowanych przez Urząd oraz podczas ślubów cywilnych,
  • wsparcie osób niedowidzących i niewidomych w obsłudze urządzeń ułatwiających odczytywanie tekstu i wypełnianiu druków oraz formularzy,
• przyjmowanie korespondencji kierowanej do jednostek organizacyjnych Miasta i przekazywanie ich zgodnie z właściwością,
• wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi,
• potwierdzanie własnoręczności podpisów oraz zgodności kopii składanych dokumentów z oryginałami w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• gromadzenie ankiet dotyczących jakości obsługi, w tym:
  
  • analizowanie treści ankiet,
  • współpraca przy wdrażaniu propozycji zawartych w ankietach,
  • przygotowywanie raportów Prezydentowi,
• obsługa i monitorowanie urzędowej poczty elektronicznej,
• obsługa korespondencji wpływającej do Urzędu, a w szczególności:
  
  • odbiór ze wskazanych placówek pocztowych,
  • doręczanej przez kurierów,
  • rejestrowanie korespondencji przychodzącej, w tym zwrotnych potwierdzeń odbioru,
  • składanej przez jednostki organizacyjne Miasta,
  • dostarczanie korespondencji do sekretariatów Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika i Zastępcy Skarbnika,
  • dystrybucja korespondencji do wydziałów, w tym zlokalizowanych poza siedzibą główną Urzędu oraz wskazanych placówek administracji publicznej,
  • przekazywanie faktur kierowanych do jednostek organizacyjnych Miasta,
  • przekazywanie zgodnie z właściwością korespondencji błędnie nadesłanej do Urzędu,
• obsługa korespondencji wychodzącej z Urzędu w zakresie:
  
  • przygotowania i realizacji umowy z operatorem pocztowym,
  • przygotowywania przesyłek wysyłanych za pośrednictwem firm kurierskich,
  • organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu (w tym: zawieranie umów oraz nadzór nad odpowiednią realizacją doręczania),
• obsługa doręczeń zastępczych zlecanych przez Sądy, Kancelarie Komorników Sądowych i Urzędy Skarbowe, w tym:
  
  • fizyczne doręczanie przesyłek na terenie Miasta,
  • pisemne informowanie nadawców o sposobie realizacji doręczeń zastępczych,
• udział w procesie utrzymania, usprawniania i aktualizowania systemu teleinformatycznego służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją,
• prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu oraz nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi,
• rozpatrywanie w trybie skargowym spraw zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika,
• koordynowanie spotkań interwencyjnych Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika, organizowanych w ramach skarg i wniosków, w tym:
  
  • ustalanie terminów spotkań,
  • przygotowywanie wstępnych protokołów zawierających informacje o tematyce poszczególnych spotkań,
  • powiadamianie o spotkaniach odpowiednich dyrektorów wydziałów oraz jednostek organizacyjnych Miasta,
  • gromadzenie niezbędnej dokumentacji oraz sporządzanie ustaleń ze spotkań interwencyjnych u Prezydenta,
• przyjmowanie i protokółowanie wniosków mieszkańców zgłaszanych podczas spotkań Prezydenta w poszczególnych dzielnicach Miasta,
• prowadzenie centralnego rejestru skarg i interwencji posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej oraz Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi,
• prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, w tym:
  
  • rejestrowanie wniosków,
  • analiza treści wniosków i ustalanie wydziałów odpowiedzialnych za ich rozpatrzenie,
  • nadzór nad terminowym rozpatrywaniem spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej oraz koordynowanie procesów związanych z upublicznianiem treści wniosków i odpowiedzi w Biuletynie Informacji Publicznej,
  • wskazywanie wnioskodawcom właściwej jednostki lub jednostek organizacyjnych Miasta w przypadku, gdy zakres wniosku obejmuje ich właściwość
• prowadzenie składu chronologicznego Urzędu, w tym:
  
  • przyjmowanie, rejestrowanie i przechowywanie określonej korespondencji w postaci nieelektronicznej,
  • zarządzanie składem i nadzór nad dokumentami w nim zgromadzonymi, m.in.: wypożyczanie, wycofywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego,
• obsługa ogłoszeń kierowanych z Sądów, Kancelarii Komorników Sądowych, Urzędów Skarbowych oraz innych instytucji, w tym:
  
  • rejestracja i wywieszanie na tablicy ogłoszeń Urzędu,
  • zapewnienie określonego przepisami prawa okresu wywieszenia,
  • informowanie o okresie wywieszenia i zwrot ogłoszeń do nadawców,
• obsługa i koordynowanie systemu kolejkowego Qmatic,
• przyjmowanie płatności za pośrednictwem terminali płatniczych, w tym:
  
  • płatności dotyczących podatków lokalnych oraz płatności za usługi realizowane w Urzędzie,
  • przygotowywanie sprawozdań i raportów dotyczących płatności realizowanych za pośrednictwem terminali płatniczych,
• koordynowanie wdrażania nowoczesnych narzędzi wspierających obsługę płatności za usługi świadczone przez Urząd,
• opracowywanie raportów, zestawień i statystyk, dotyczących realizowanych zadań,
• realizacja zadań w zakresie planowania, wykonywania i rozliczania budżetu Wydziału.