p.o. Kierownika: Renata Sęk
ul. Nowe Ogrody 8/12
80-803 Gdańsk
parter, pokój nr 19
e-mail: wso@gdansk.gda.pl
Gdańskie Centrum Kontaktu tel.: (+48 58) 52 44 500
e-mail: kontakt@gdansk.gda.pl
Realizowane zadania:
- udzielanie kompleksowych informacji klientom korzystającym z usług Urzędu, w tym:
- o sprawach załatwianych w poszczególnych wydziałach oraz jednostkach organizacyjnych Miasta
- o obowiązujących procedurach załatwiania spraw
- wydawanie niezbędnych druków i formularzy oraz pomoc w wypełnianiu
- obsługa korespondencji wpływającej, składanej bezpośrednio w Urzędzie lub za pośrednictwem poczty i kurierów, w tym:
- przyjmowanie korespondencji
- rejestrowanie korespondencji w EZD
- przekazywanie korespondencji zgodnie z właściwością
- obsługa korespondencji wychodzącej z Urzędu w zakresie:
- przygotowania i realizacji umowy z operatorem pocztowym
- przygotowywania przesyłek wysyłanych za pośrednictwem firm kurierskich
- organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu (w tym: zawieranie umów oraz nadzór nad odpowiednią realizacją doręczania),
- obsługa elektronicznych skrzynek podawczych Urzędu (e-PUAP oraz eDoręczenia) oraz elektronicznej poczty Urzędu (e-mail: umg@gdansk.gda.pl) i przekazywanie korespondencji do realizacji wydziałom lub innym jednostkom zgodnie z właściwością
- wsparcie w obsłudze osób ze szczególnymi potrzebami, w tym m.in.:
- świadczenie usług tłumacza języka migowego w zakresie spraw realizowanych przez Urząd, w tym podczas ślubów cywilnych
- udzielanie pomocy osobom niedowidzącym i niewidomym w obsłudze urządzeń ułatwiających odczytywanie tekstu
- prowadzenie składu chronologicznego Urzędu, w tym:
- przyjmowanie, rejestrowanie i przechowywanie określonej korespondencji w postaci nieelektronicznej
- zarządzanie składem i nadzór nad dokumentami w nim zgromadzonymi, m.in.: wypożyczanie, wycofywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego
- obsługa ogłoszeń kierowanych z sądów, kancelarii komorników sądowych i urzędów skarbowych
- obsługa doręczeń zastępczych
- potwierdzanie własnoręczności podpisów oraz zgodności kopii składanych dokumentów z oryginałami w przypadkach przewidzianych przepisami prawa
- gromadzenie ankiet dotyczących jakości obsługi, w tym:
- analizowanie treści ankiet
- współpraca przy wdrażaniu propozycji zawartych w ankietach
- przygotowywanie raportów Prezydentowi
- prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu oraz nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi
- rozpatrywanie w trybie skargowym spraw zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika
koordynowanie spotkań interwencyjnych Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika, organizowanych w ramach skarg i wniosków, w tym:- ustalanie terminów spotkań
- przygotowywanie wstępnych protokołów zawierających informacje o tematyce poszczególnych spotkań
- powiadamianie o spotkaniach odpowiednich dyrektorów wydziałów oraz jednostek organizacyjnych Miasta
- gromadzenie niezbędnej dokumentacji oraz sporządzanie ustaleń ze spotkań interwencyjnych u Prezydenta
- prowadzenie centralnego rejestru skarg i interwencji posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej oraz Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi
- prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, w tym:
- rejestrowanie wniosków
- analiza treści wniosków i ustalanie wydziałów odpowiedzialnych za ich rozpatrzenie
- nadzór nad terminowym rozpatrywaniem spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej oraz koordynowanie procesów związanych z upublicznianiem treści wniosków i odpowiedzi w Biuletynie Informacji Publicznej
- wskazywanie wnioskodawcom właściwej jednostki lub jednostek
- organizacyjnych Miasta w przypadku, gdy zakres wniosku obejmuje ich właściwość
- udział w procesie utrzymania, usprawniania i aktualizowania systemu teleinformatycznego służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją
- obsługa i koordynowanie systemu kolejkowego
- wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi
- realizacja zadań w zakresie planowania, wykonywania i rozliczania budżetu Wydziału.