BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ

Procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązująca w Straży Miejskiej w Gdańsku.

1. Podstawa prawna.
   Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) oraz zarządzenie nr 35/2024 Komendanta Straży Miejskiej w Gdańsku.
   
   
2. Opis ogólny.
   Zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy informacji, w tym uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Straży Miejskiej w Gdańsku, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
   
   
3. Termin załatwienia sprawy.
   Do trzech miesięcy. Podmiot upoważniony potwierdzi sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od daty otrzymania zgłoszenia.
   
   
4. Formy zgłaszania oraz kanały zgłoszeń funkcjonujące w Straży Miejskiej.
   Sygnalista może dokonać zgłoszenia w formie pisemnej albo ustnej do protokołu:
   
   • elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: 
sm-naruszenia@gdansk.gda.pl;
   • pisemnie, drogą pocztową; w zamkniętej kopercie opatrzonej dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia – do rąk własnych Pełnomocnika ds. zgłoszeń” na adres: Straż Miejska w Gdańsku, ul. Elbląska 54/60, 80-724 Gdańsk;
   • ustnie od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00, podczas bezpośredniego spotkania z osobą przyjmującą zgłoszenie i sporządzającej protokół;
   • telefonicznie od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00, za pomocą nierejestrowanej linii telefonicznej pod numerem 797 526 199.

5. Zgłoszenia niezawierające danych sygnalisty (anonimowe) nie będą rozpatrywane.

6. Sygnalista ma prawo wskazać w zgłoszeniu, by tożsamość jego osoby, nie została ujawniona żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem zespołu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych. Ma to również zastosowanie do wszelkich innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia.

7. Ujawnienie tożsamości osoby zgłaszającej może nastąpić tylko na podstawie wyraźnie wyrażonej zgody w zgłoszeniu, poprzez wniesienie zapisu: „Wyrażam zgodę na ujawnianie mojej tożsamości w postępowaniu wyjaśniającym i podejmowaniu działań następczych". Brak takiej formuły w zgłoszeniu będzie traktowane jako brak zgody.

8. Treść zgłoszenia
   W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszenia zaleca się, aby zgłoszenie zawierało, w szczególności:
   1) nazwę jednostki organizacyjnej / osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   2) przybliżony okres występowania naruszenia;
   3) dane osobowe sygnalisty, w tym adres do kontaktu, celem przekazania informacji zwrotnej;
   4) dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz innych osób, które mają lub mogą mieć z nim związek, które mają znaczenie dla rozpatrywania zgłoszenia;
   5) wszystkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty;
   6) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i innych osób wymienionych w zgłoszeniu przy jednoczesnym uniemożliwieniu uzyskania do nich dostępu, np. poprzez wykorzystanie dedykowanego i prywatnego adresu e-mail sygnalisty.
   
   
9. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty w Straży Miejskiej w Gdańsku.
   1) Administratorem danych osobowych jest Komendant Straży Miejskiej w Gdańsku ul. Elbląska 54/60, 80-724 Gdańsk;
   2) Osobą powołaną do ochrony danych w Straży Miejskiej w Gdańsku jest Inspektor ds. ochrony danych, z siedzibą przy ul. Elbląskiej 54/60, 80–724 Gdańsk, tel. 58 301 30 11, e-mail: sm-iod@gdansk.gda.pl;
   3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Straż Miejską w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie art. 6 ust.1 pkt c RODO Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
   4) Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane organom publicznym, w szczególności organom wymiaru sprawiedliwości. Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów prawa. Odrębną kategorię odbiorców, którym mogą być ujawnione Pan, Pani dane są podmioty uprawnione do obsługi doręczeń oraz podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę na świadczenie usług serwisowych, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych użytkowanych w straży;
   5) Pani/Pana dane będą przetwarzane przez okres 3 lat od czasu zakończenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego po zakończeniu roku kalendarzowego w którym przekazano zgłoszenie oraz przez okres prowadzonego postępowania przez właściwe organy (jeżeli takie postępowanie jest prowadzone);
   6) Posiada Pani/Pan prawo do:
   
   • dostępu do danych osobowych,
   • sprostowania danych osobowych,
   • usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”),
   • ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
   • przenoszenia danych osobowych,
   • sprzeciwu do przetwarzania danych osobowych.
   7) Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
   8) Przetwarzanie danych nie podlega zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (profilowaniu).