Specjalista ds. archiwizacji (K/M)

Gdańskie Centrum Usług Wspólnych ogłasza nabór na stanowisko specjalisty ds. archiwizacji (K/M)

Dołącz do zespołu Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych. W GCUW zapewniamy obsługę kadrową, płacową, finansową i księgową dla ponad 160 gdańskich szkół i placówek oświatowych. Każdego dnia wspieramy dyrektorów i pracowników, dbając o terminową, rzetelną i profesjonalną realizację powierzonych zadań. Jeśli cenisz stabilne zatrudnienie, dobrą organizację pracy i chcesz rozwijać się w obszarze administracyjno-archiwalnym, czekamy na Ciebie.

1. Zakres obowiązków

• przejmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji przekazywanej do składnicy akt;
• porządkowanie zasobu składnicy akt oraz przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
• udostępnianie dokumentacji oraz przeprowadzanie kwerend archiwalnych, w tym przygotowywanie uwierzytelnionych kopii dokumentów kadrowo-płacowych;
• wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy;
• inicjowanie i udział w procesie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami;
• przygotowywanie rocznych sprawozdań dotyczących działalności składnicy akt i stanu przechowywanej dokumentacji;
• digitalizację dokumentacji oraz udział w rozwijaniu elektronicznej archiwizacji zasobów;
• wspieranie i doradzanie komórkom organizacyjnym GCUW oraz dyrektorom obsługiwanych jednostek oświatowych w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją;
• udzielanie wsparcia w zakresie stosowania Instrukcji Kancelaryjnej i zasad archiwizacji dokumentacji;
• realizację innych zadań związanych z obszarem archiwizacji, zgodnych z zakresem stanowiska.

2. Nasze oczekiwania:

Szukamy osoby, która:

• posiada co najmniej wykształcenie średnie, preferowane o profilu administracyjnym lub związanym z archiwistyką;
• posiada minimum 2-letnie doświadczenie w pracy w archiwum lub składnicy akt;
• ukończyła kurs archiwalny co najmniej I stopnia;
• bardzo dobrze zna zasady prowadzenia, porządkowania, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji;
• bardzo dobrze zna Instrukcję Kancelaryjną oraz zasady archiwizacji dokumentacji i potrafi stosować je w praktyce;
• sprawnie posługuje się pakietem MS Office, w tym programem Excel;
• potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, dba o dokładność, terminowość i prawidłowy obieg dokumentacji;
• jest komunikatywna i potrafi przekazywać wiedzę oraz udzielać praktycznego wsparcia innym pracownikom;
• cechuje się dyskrecją, odpowiedzialnością i wysoką kulturą osobistą;
• dobrze odnajduje się zarówno w samodzielnej pracy, jak i we współpracy z innymi;
• korzysta z pełni praw publicznych, posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie była skazana za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego ani umyślne przestępstwo skarbowe.

3. Mile widziane:

• wykształcenie wyższe, w szczególności administracyjne lub archiwistyczne;
• ukończony kurs archiwalny II stopnia lub inne szkolenia z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją;
• doświadczenie w pracy z dokumentacją kadrowo-płacową lub pracowniczą;
• doświadczenie w jednostkach sektora finansów publicznych, administracji publicznej lub jednostkach oświatowych;
• doświadczenie w digitalizacji dokumentacji lub tworzeniu i prowadzeniu elektronicznych zasobów archiwalnych;
• doświadczenie w prowadzeniu szkoleń wewnętrznych, instruktaży lub konsultacji dla pracowników w zakresie postępowania z dokumentacją.

4. Oferujemy

• Umowę o pracę.
• Wynagrodzenie zasadnicze w wysokości od 6 100 do 6 400 zł brutto na stanowisku specjalisty, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastkę.
• Dodatek stażowy.
• Wsparcie i przestrzeń do rozwoju zawodowego.
• Program dobrowolnego ubezpieczenia na życie.
• Programy wsparcia dobrostanu psychicznego pracownika.
• Pakiet świadczeń socjalnych, m.in. kartę Fit Profit i dopłaty do wypoczynku.

5. Wymagane dokumenty

• CV.
• Kopia dyplomów potwierdzających wykształcenie oraz zaświadczeń o ukończonych kursach szkoleniach.
• Kserokopie świadectw pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie.
• wymagane oświadczenia i zgoda RODO – do pobrania

6. Informacje dodatkowe:

• Miejsce pracy: Miasto Gdańsk.
• Planowany termin zatrudnienia: wrzesień 2026 r.
• Osoby zainteresowane mogą składać dokumenty do 26 sierpnia 2026 r.:
• Drogą pocztową.
• Osobiście w kancelarii Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych, Al. gen. J. Hallera 16/18, 80-426 Gdańsk, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta pracy 32/2026 Archiwum”.
• Drogą elektroniczną na adres: rekrutacja@gcuw.edu.gdansk.pl.
• Aplikacja online

Dokumenty potwierdzające staż pracy lub kompetencje nabyte w trakcie pracy lub nauki za granicą muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty potwierdzające staż pracy powinny jednoznacznie wskazywać okres zatrudnienia oraz charakter stosunku prawnego, na podstawie którego świadczona była praca za granicą.

W przypadku dostarczenia danych osobowych innych niż wymagane w ogłoszeniu oraz niezałączenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie tych danych osobowych, będą one komisyjnie zniszczone. Osoby ubiegające się o zatrudnienie mają prawo do dostępu do podanych dobrowolnie swoich danych osobowych oraz ich poprawiania.

GCUW zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.

Osoby spełniające wymagania formalne określone w ogłoszeniu zostaną powiadomione telefonicznie lub drogą elektroniczną o terminie i miejscu kolejnego etapu rekrutacji. Osoby, które nie spełniają wymagań formalnych, nie będą informowane.

Informacja o wyniku naboru stanowi informację publiczną w myśl ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2022.902 t.j. z dnia 2022.04.27).

Kandydat, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, jest zobowiązany do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

Wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością w GCUW w 2024 r., w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, kształtuje się na poziomie powyżej 6%.

7. Informacja o ochronie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

• Administratorem danych osobowych w Gdańskim Centrum Usług Wspólnych, 80-426 Gdańsk, al. gen. J. Hallera 16/18, jest Dyrektor Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych.
• Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: e-mail: iodo@gcuw.edu.gdansk.pl
• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru na wolne stanowisko urzędnicze, na które zgłosił/a Pan/Pani swoją ofertę, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w związku z zamiarem zawarcia umowy. Zakres przetwarzania danych osobowych wynika z art. 22¹ ustawy Kodeks pracy, art. 6 ustawy o pracownikach samorządowych oraz art. 2b ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Pracodawca nie żąda podania innych danych niż wynikające z wyżej wymienionych przepisów. Gdyby kandydat podał dobrowolnie takie dane, podstawą ich przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych w celu przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru na wolne stanowisko urzędnicze.
• Jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
• Kategoriami odbiorców Pani/Pana danych osobowych będą podmioty, którym zlecane są usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności podmioty wspierające usługi informatyczne. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną Pani/Pana dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją.
• Pani/Pana dane będą przechowywane: do czasu zakończenia procesu rekrutacji na wolne stanowisko pracy, tj. do zakończenia umowy na czas określony z zatrudnioną osobą, a w przypadku wyrażonej zgody na wykorzystanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji — przez okres 12 miesięcy; dane przetwarzane na podstawie art. 22¹ ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych będą przechowywane do czasu zakończenia obowiązującego nas okresu archiwizacji.
• W przypadku gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.
• Posiada Pani/Pan prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawo ich sprostowania, jeżeli są niezgodne ze stanem rzeczywistym oraz prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Posiada Pani/Pan także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Podanie danych jest wymogiem ustawowym. Konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości udziału w naborze na stanowisko, którego dotyczy ogłoszenie.