BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ

Procedura zgłaszania zewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązująca w Zarządzie Transportu Miejskiego w Gdańsku

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE SYGNALISTY

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do Dyrektora Zarządu Transportu Miejskiego w Gdańsku.

Informacja o sposobach przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa skierowanych do Dyrektora Zarządu Transportu Miejskiego w Gdańsku:

 

• ustnie, podczas bezpośredniego spotkania z Koordynatorem ds. sygnalizowania nieprawidłowości, po wcześniejszym kontakcie telefonicznym pod nr telefonu 58 520 57 00.

 

• pisemnie, poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia (zamieszczonego poniżej) i wysłanie go w formie listu w kopercie z napisem „Koordynator ds. sygnalizowania nieprawidłowości, zgłoszenie zewnętrzne naruszenia prawa, nie otwierać” na adres:

Zarząd Transportu Miejskiego w Gdańsku
ul. Na Stoku 49
80-874 Gdańsk

 

uwaga! na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy

Koperta ze zgłoszeniem przekazywana jest, bez otwierania, Koordynatorowi ds. sygnalizowania nieprawidłowości, do rąk własnych.

 

• pisemnie, poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia (zamieszczonego poniżej) i złożenie go w sekretariacie lub w Punkcie Obsługi Klienta ZTM w kopercie z napisem „Koordynator ds. sygnalizowania nieprawidłowości, zgłoszenie zewnętrzne naruszenia prawa, nie otwierać”.

1. Zarząd Transportu Miejskiego w Gdańsku
   ul. Na Stoku 49
   80-874 Gdańsk
2. Punkt Obsługi Klienta nr 1
   ul. Kilińskiego 1
   80-8452 Gdańsk
3. Punkt Obsługi Klienta nr 4
   ul. Świętokrzyska 15
   80-810 Gdańsk

uwaga! na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy

Koperta ze zgłoszeniem przekazywana jest, bez otwierania, Koordynatorowi ds. sygnalizowania nieprawidłowości, do rąk własnych.

 

Formularz zgłoszenia w wersji edytowalnej (38.05 KB, docx)

 

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Warunki objęcia ochroną sygnalisty dokonującego ujawnienia publicznego określa art. 51 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji:

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez upoważnionych pracowników organu w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz jego odpowiedzialności za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych. Zgłoszenia odnotowuje się w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
2. Organ potwierdza przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych w zgłoszeniu zewnętrznym. Na żądanie zgłaszającego przekazuje mu zaświadczenie potwierdzające przysługującą mu ochronę.
3. Na etapie wstępnej weryfikacji zgłoszenia Organ dokonuje oceny, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy, a także ustala czy do podjęcia działań następczych w przypadku otrzymanego zgłoszenia właściwy jest ZTM a jeżeli nie, to ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych.
4. Jeżeli w oparciu o treść zgłoszenia zewnętrznego nie można należycie ustalić jego przedmiotu, Organ w terminie 7 dni od dokonania zgłoszenia, informuje zgłaszającego o konieczności uzupełnienia dokonanego zgłoszenia, wskazując żądany zakres informacji. Powyższe następuje przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych w zgłoszeniu zewnętrznym. Skierowane do zgłaszającego wezwanie zawiera pouczenie, że w przypadku nieuzupełnienia zgłoszenia o żądany zakres informacji w terminie 14 dni, odstępuje się od nadania dalszego biegu takiemu zgłoszeniu.
5. Jeżeli z treści zgłoszenia wynika, że dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa, której adresatem powinien być inny organ publiczny, Organ, działając z upoważnienia Dyrektora ZTM przekazuje zgłoszenie właściwemu organowi publicznemu, w celu dalszego procedowania sprawy, informując o tym zgłaszającego. Powyższe następuje nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, a o podjętych działaniach informowany jest zgłaszający przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych w zgłoszeniu.
6. W przypadku braku możliwości zidentyfikowania organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych w związku z otrzymanym zgłoszeniem zewnętrznym, a także w sytuacji, w której zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy, Organ niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia informuje o tym zgłaszającego przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych w zgłoszeniu.
7. Rozpatrywanie naruszeń prawa podlegających rozpoznaniu według przepisów odrębnych ogranicza się do poinformowania zgłaszającego o odstąpieniu od nadania dalszego biegu takiemu zgłoszeniu. Powyższe następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia przy wykorzystaniu kanału komunikacji wskazanego w zgłoszeniu.
8. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
9. Organ poinformuje sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
10. Organ poinformuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.
11. Organ przekaże zgłaszającemu w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. W uzasadnionych przypadkach informację zwrotną przekazuje się w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa powyżej.

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom i zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Osoby przyjmujące i weryfikujące zgłoszenia wyznaczane są na podstawie posiadanych kwalifikacji zawodowych i przechodzą szkolenia w zakresie wykonywanych zadań. Pracownicy działają na podstawie upoważnień i są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest zobowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie i natychmiastowe przekazanie zgłoszenia pracownikowi upoważnionemu bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

Zasady przetwarzania danych osobowych:

1. Ochrona poufności.

Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.

2. Zgoda na ujawnienie tożsamości.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

3. Wyjątek dotyczący zgody.

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

4. Niezbędność i minimalizacja.

Dane osobowe będą przetwarzane w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

5. Przechowywanie i usuwanie danych.

Dane osobowe, przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe będą usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

6. Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

7. Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

8. Zasady ochrony danych osobowych.

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
• adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

9. KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OSÓB SKŁADAJĄCYCH ZEWNĘTRZNE ZAWIADOMIENIE O NARUSZENIU PRAWA (176.33 KB, pdf)

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:

W celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, Organ publiczny podejmie działania następcze w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia.

Ochrona sygnalistów jest zapewniona poprzez:

• ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
• zapewnienie ochrony poufności tożsamości innych osób, jeżeli zgłoszenie dotyczy także ich;
• udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
• zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;
• ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

2. Na żądanie sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;

Zgodnie z art 4¹ Ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów:

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Informacje i naruszenia prawa wyłączone spod przepisów ustawy;) pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1 sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowi czynu zabronionego.

Zgłoszenia zewnętrzne a zgłoszenia wewnętrzne.

W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Zgłoszenie można też dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77
00-090 Warszawa